Willkommen im dritten Teil unserer Schulungsserie. Reisespesen nerven jeden Reisenden. Das händische Ausrechnen der Steuer,oder das Zusammenrechnen mehrerer Belege — mit der QR-Scanfunktion von BillClick wird dies bis zur endgültigen Abrechnung stark vereinfacht. Wir zeigen Ihnen sofort, wie das funktioniert.
In Österreich gibt es seit dem Jahr 2017 eine gesetzliche Vorschrift, dass auf jedem Kassenbeleg ein QR-Code vorhanden sein muss. BillClick bietet die Möglichkeit daraus einige wichtige Informationen auszulesen.
Übung 3 – Reisespesen – QR-Code
Hinweis; für diese Übung ist es notwendig das AddOn – ‚QR-Code‘ zu aktivieren (Einstellungen/AddOns)
Sie erhalten nach dem Tanken Ihren Tankbeleg. Im unteren Bereich des Beleges sollte der QR-Code angedruckt sein.
1. Öffnen Sie die App und klicken links unten auf ‚Neuer Beleg‘ und danach auf ‚Foto‘ Diese Funktion ist am Fuße Ihrer App immer sichtbar und jederzeit sofort aufrufbar.
2. Fotografieren Sie Ihren Tankbeleg In den Datenfeldern erkennen Sie bereits die automatisch eingetragenen Daten für das Datum, das Land und den Ort.
Wenn Sie Ihre Belege sofort an Ort und Stelle fotografieren, brauchen Sie diese Daten daher zukünftig nicht mehr manuell erfassen (=100% BillClick-Effizienz).
3. Wählen Sie bei ‚Zahlungsart‘ aus, wie Sie diesen Beleg bezahlt haben.
z.B. ‚Eigenmittel‘ für Barzahlung
4. Wählen Sie bei ‚Kostenart‘ den Punkt Treibstoff aus.
Damit definieren Sie, um welche Art von Reisespesen es sich handelt.
Sofern Sie sich in einem EURO-Land befinden, wird ‚EURO‘ automatisch vorgeschlagen.
Wenn Sie z.B. in der Schweiz einen Beleg fotografieren, so wird automatisch CHF vorgeschlagen. Nach der Auswahl der Kostenart wird neben dem Feld ‚Kostenart‘ die Funktion ‚QR-Code‘ aktiviert.
5. Klicken Sie auf das QR-Code-Symbol und übernehmen Sie den QR-Code von ihrem Tankbeleg. In einem Popup-Fenster sehen Sie, welche Daten BillClick aus dem QR-Code auslesen konnte. Überprüfen Sie diese kurz und klicken Sie danach auf ‚OK‘.
6. Wiederholen Sie diese Übung mindestens 3x.
Probieren Sie dabei unterschiedliche Situationen aus. QR-Codes finden Sie z.B. auf Mautbelegen, Parkgebühren, Büroartikel, etc.Den Bewirtungsspesen widmen wir eine eigene Übungsserie.
Sie werden bereits in der zweiten oder dritten Wiederholung erkennen, wie einfach die Belegerfassung und damit zukünftig Ihre Spesenabrechnung erfolgen wird.
7. Wechseln Sie in Ihr Web-Portal
8. Öffnen Sie Ihre ‚Ablage‘ Sie sehen, dass im Hintergrund bereits alle Belege von der App in Ihr Web-Portal synchronisiert wurden.
Sollte das nicht der Fall sein, können Sie in ihrer App (bei vorhandener Internet-Verbindung) die Synchronisierung auch manuell anstoßen – Home/Menü/Synchronisierung.
9. Klicken Sie auf ‚alle markieren‘ und danach auf ‚Vorschau‘
Sie sehen sofort Ihre fertiggestellte Abrechnung, es ist kein zusätzlicher Aufwand mehr notwendig. BillClick hat Ihre Reisekostenabrechnung automatisch erstellt.
Diese können Sie im Echtbetrieb — als Testnutzer ist dies derzeit nicht möglich — mit einem weiteren Klick einfach fertigstellen und damit die Abrechnung automatisch an das Office-Portal Ihrer Firma weitergegeben. Hier geht es zurRegistrierung für den Echtbetrieb.
Ende von Übung 3
Haben Sie zu dieser Übung noch weitere Fragen oder Anregungen für weitere Verbesserungen. Bitte kontaktieren Sie uns über unseren Chat; gerne laden wir Sie aber auch zu einem unserer Webinare ein. Ihren Übungsfortschritt können Sie jederzeit in Ihrem persönlichen Web-Portal einsehen.
BillClick-Schulungsprogramm – Bilderreihe
1. QR-Code auslesen
2. QR-Code PopUp
3. Betrag automatisch übernommen
Weiterführende Informationen und mehrere Details finden Sie auch in unserem Handbuch.
